「具体的な受注書の書き方がわからない」
「作成する時、重要なポイントも教えてほしい！」
「受注書の作成に時間がかかってしまった…」
商品やサービスの取引をしている従業者にとって、見逃せないのが受注書の作成。
そこで今回の記事では、受注書の書き方や作成時の注意点、効率化のヒントについて解説していきます。
受注書とは
受注書は、商品やサービスの注文が確定した際に作成される書類です。
顧客が何を購入するかや、数量、価格、配送先などの詳細が記載されます。
受注書は、注文内容を確認し、両者間の合意を文書化する重要な役割を果たし、将来的な請求書や配送手配などのプロセスの基盤となります。
受注書と注文書の違い
受注書と注文書の最も大きな違いは、誰が文書を作成するかという点です。
受注書は、顧客から商品やサービスの注文が確定した際に、企業側が作成する書類です。一方、注文書は、発注書とも呼ばれ、顧客が商品やサービスを注文する際に顧客が作成する文書です。
受注書と注文書、どちらも重要な文書ですが、内容を適切に確認しないと取引内容にずれが生じ、トラブルのもとになりかねません。そのため、作成する際には、じっくりと内容を確認してください。
受注書の書き方について
受注書を作成する際は、以下の手順に従って書きます。
- 会社情報の記入
- 顧客情報の記入
- 注文内容の詳細
- 支払い条件の記載
- 配送方法や納期の指定
- 注意事項の追加
- 署名と日付の付け
詳細はひとつひとつ紹介します。
会社情報の記入
会社名、住所、電話番号など、会社の連絡先情報を書きます。
これによって、顧客が必要な場合にすぐに連絡を取ることができます。
顧客情報の記入
注文をした顧客の名前や会社名、連絡先情報を書きます。
顧客が誰かを特定するために必要です。
注文内容の詳細
注文された商品やサービスの詳細を書きます。
商品名やサービス名、数量、単価、合計金額などを明確に記入します。
これによって、顧客との間での取引内容が明確になります。
必要に応じて、商品の仕様や特記事項なども記入します。
支払い条件の記載
支払い方法や支払い期限などの支払い条件を明記します。
これによって、支払いに関する誤解やトラブルを避けることができます。
配送方法や納期の指定
商品の配送方法や納期、配送先の住所などを記入します。
顧客が商品を受け取る際の手順を明確にします。
注意事項の追加
注意事項やキャンセルポリシーなど、顧客に知っておいてほしい重要な情報を書きます。
署名と日付の付け
受注書を作成した担当者の署名と日付を付けます。
これによって、取引が確定したことを文書で示します。
受注書を作成する時の注意点
商品やサービスの取引に携わる従業員は信頼性を高め、取引プロセスを円滑に進めると考えるなら、受注書を書く時の注意点に気をつける必要があります。
以下に、受注書を作成する時の注意点の5つを紹介します。
正確性を確保する
注文内容や顧客情報など、すべての情報を正確に記入してください。
誤った情報が記載されると、取引に混乱やトラブルが生じる可能性があります。
明瞭な表現を使用する
曖昧な表現や理解しにくい言葉は避け、わかりやすく明確な言葉を使ってください。
顧客が内容を理解しやすくすることが重要です。
一貫性を保つ
フォーマットやレイアウトを揃えることで、受注書の読みやすさと専門性を高めます。
また、過去の受注書との整合性を保つためにも重要です。
顧客との確認を取る
受注書を作成する前に、顧客と注文内容を確認することが重要です。
顧客とのコミュニケーションを重んじ、間違いを防ぐために確認作業を行いましょう。
バックアップを取る
作成した受注書は、デジタルまたは紙の形でバックアップを取っておくことをおすすめします。
万が一、紛失や破損があっても安心です。
受注書作成を効率化する方法
受注書はビジネスにおいて重要な文書で、正確かつ効率的に作成することが業務をスムーズに進める上でとても大切です。
以下に受注書作成を効率化するための方法の3つを紹介します。自社に最適な効率化の方法を選んでください。
テンプレートの作成
テンプレートの作成が受注書の作業を効率化するテクニックの一つです。
テンプレートには、会社のロゴ、連絡先情報、商品やサービスの詳細、価格、支払い条件などが含まれます。
それを活用することで、毎回同じ情報を入力する手間を省けます。
▼既存テンプレートのリンクも付けて、ご活用ください。
注文、受注書テンプレート一覧 [1/4] | ビジネス書式テンプレート【経費削減実行委員会】
自動計算機能の活用
Excelなどのスプレッドシートを使用して受注書を作成する場合、合計金額や税額などを自動計算する機能を活用しましょう。
数式を使って手作業で計算する手間を省けます。
受注管理システムの導入
受注管理システムを導入することで、受注書に様々な情報を手入力する代わりに、データベースに保存する情報を自動的に取得できます。
これにより、人為的な入力ミスを減らし、転記の手間などの業務効率の低下も防げるでしょう。
「TENCHO‐EX」という一元管理システムは、受注管理機能に受注書の作成機能を備えています。このシステムを利用することで、受発注の両方を一つの場所で管理できるようになり、情報の取りまとめや処理がスムーズに行えます。その結果として、業務の手間や時間を削減できるだけでなく、ミスや混乱のリスクも軽減され、受発注業務の効率化に大いに役立ちます。興味のある方は、以下のリンクをご覧ください。
【TENCHO-EX】EC一元管理システムの紹介 |在庫、受注管理
まとめ｜受注書の書き方や作成時の注意点、効率化の方法の解説
今回は受注書の書き方や作成時の注意点、効率化の方法についてご紹介していきました。
受注書はビジネスを成功させる上で、重要な役割を果たします。
受注書の書き方を理解し、作成時の注意点を把握し、業務効率を向上させる適切なの方法を実行することで、ビジネスの成功に大きく貢献します。
本記事でご紹介した内容を参考する上で、効率的な受注書の作成により、ビジネスの運営をスムーズにし、顧客満足度を向上させましょう。
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