ECサイト運営に興味を持つ方や既に実行している方々は
「受注処理の詳細な業務流れを知りたい！」とか、
「受注処理に時間がかかって困っている！効率化したいけど、どうすればいいかな？」
といった悩みを抱えていることがありますね。
ECサイトの利用者が増えるにつれて、受注処理業務がますます増加しています。受注処理の業務が増えると、「時間がかかる」と「人的ミスが発生するリスクが高まる」といった問題も深刻になっています。
そのため、受注処理効率のため、受注管理システムを導入したいと考えるECサイトの運営者がかなり多くなります。
本記事では、受注処理の流れや受注管理システムを導入すべき理由に焦点を当て、詳しく解説します。
受注処理とは？
ECサイト運営中の受注処理とは、商品の注文が入った際に、それらの注文を適切に処理することを指します。
具体的には、注文の受付や入金の確認、在庫の確認、商品梱包と発送、配送完了の通知、売上の会計処理などがあります。
了解していないと、受注処理は少ない人手で行える簡単なプロセスだと考える方もいます。
実際には、突然注文数が急増した場合、このプロセスには複雑な手順や在庫不足、配送ミスなどの課題が生じます。これらは自社の評判や売上高に影響を及ぼす可能性があります。
それでは、このように複雑なプロセスは、実際にはどのように進んでいるのでしょうか。
受注処理の流れ
上記の内容を通じて、「受注処理」についておおよそ説明しました。
企業の発展に緊密なつながりがあるため、ECサイト運営における受注処理は重要な一環です。
次いで、受注処理の流れを個々に見ていきましょう。
流れ①：注文受付
まずは、顧客からの注文が入ると、その情報は受注データとしてシステムに取り込まれます。
取り込んだ受注データをもとに、発注書を作成します。
流れ②：入金確認
次に、顧客の注文が確認した後、支払いステータスを確認します。
注文分の支払いがないと発送作業を行うことができません。
支払い方法はさまざまで、銀行振込の場合は、入金日や振込名義、請求金額と振込金額があっているかも確認します。
入金確認が完了すると、注文を次の段階に進めることができます。
流れ③：在庫確認
それから、注文を受けた商品の在庫を確認します。
在庫がない場合、発送に間に合うように仕入れるかどうかの判断をします。
もし発送期限までに在庫が確保できない場合、顧客との迅速なコミュニケーションが必要となります。
流れ④：発送作業
後で、在庫が確認できた場合は、商品の発送作業に着手します。
顧客に不良品を送ることを防ぐため、発送前に品質チェックを行います。
また、倉庫に商品を梱包し、納品書などの書類を作成し、顧客に配送していきます。
流れ⑤：売上処理
最後に、顧客のお手元に商品がとどかれたことを確認できた場合、適切な会計処理を行います。
売上データは、会計報告や税務申告などの目的で利用されますので、売上処理の正確性と効率性が重要となります。
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受注処理の管理システムを導入すべき４つの理由
先述の説明通り、受注処理業務は手順が複雑であり、単独で完了しない作業です。
また、従来の手作業による受注処理では、特定のスタッフが個人の経験に基づいて重要な情報を管理し、業務全体がその個人に依存する傾向がありました。
そのため、受注管理システムを導入することで、情報が共有され、個人の能力や都合に左右されずに業務遂行が可能となります。
ここでは、受注管理システムを導入すべき４つの理由をご紹介します。
①コスト削減と生産性向上が期待できる
受注管理システムを導入すると、コストとリソース両方の軽減が可能となります。
注文の受取から発送作業までの煩雑な受注業務はもともと複数ができるけど、管理システムにより半数の人手だけで完成するとなります。
また、軽減される労力を他のコア業務に配分できれば、会社の業務パフォーマンス向上にも貢献してくれます。
②顧客満足度の向上が見込める
受注管理システム導入すると、商品がスピードかつ完璧に顧客のお手元に届けられ、顧客満足度を向上させることができます。
受注処理のプロセスで確認不足のため、在庫がない商品を受注してしまったり、荷物の発送作業を忘れたりという人為的なミスが起きやすいです。
ということで、顧客が注文をキャンセルしたり、クレームをつけたりことが起きる可能性が大きくなります。
受注管理システムで自動化すれば、人為的なミスが減少して、顧客からのクレームも削減されます。これにより、顧客満足度の向上に寄与することが期待されます。
また、システムで顧客の要望に迅速かつ正確に対応できるようになります。
③オンラインオフィスの促進につながる
インターネット上で受注処理を行うと、社員が出社する必要性が減り、在宅ワークが可能になります。
従来の注文処理方法では、時間・場所にかかわらず社員は勤務先に出社しなくてはいけない。その場合、社員は不快な気持ちになり、仕事に影響を及ぼす可能性があります。
オンラインオフィスの促進により、社員は通勤時間の削減や家事、育児などとの両立がしやすくなるという利点があります。
また、企業側も管理コストの削減や居住地に制限をかけずに人材を採用できるというメリットがあります。
④紙用量の減少に役立つ
受注管理システムは電子データでのやりとりを通して、受注処理の効率化また紙用量の削減に目指します。
従来は、FAXや電話、メールなどを利用して注文を受け、その内容を紙に転記する必要がありました。このため、大量の紙が必要となり、手作業での取り扱いにより紙が誤って落ちやすくなります。
受注処理を管理システム上に移行することで、紙の使用量を大幅に削減するだけでなく、紙データの紛失も防ぐことができます。
また、ペーパーレス化が実現すれば用紙や印刷にかかる費用が大幅に削減されます。
これらのメリットがあるので、受注管理システムの導入がおすすめです。以下のリンクより、人気の受注管理システムを無料で体験できるので、活用してください。
まとめ 受注処理とは？管理システムを導入しましょう！
今回の記事では、受注処理の流れ、受注管理システムを導入すべき理由について徹底解説しました。
今回のポイントをまとめますと、次のとおりです。
- 受注処理とは、注文受付から売上計上まで一連の作業
- 受注処理の流れは煩雑で、人手と時間がかかる
- 受注管理システムはコストや生産性、顧客満足度などの面で役立つ
- 受注管理システムの導入がおすすめ！
新しいことを受け入れるのは難しいかもしれませんが、売上の向上に全力を注ぎ込むためには、受注管理システムの導入がおすすめです。
受注管理システムを活用することで、人為的なミスが減少し、業務処理が効率的に行われ、顧客満足度の向上が期待できます。
ミスなく効率的に受注処理を行いたいと思っている方がいれば、あるいは、少しでも受注処理システムの導入にご興味お持ちになられましたら、ぜひお問い合わせください。
